Codes et usages des prises de références professionnelles

Dans un processus de recrutement, et pour fiabiliser la décision, il est parfois intéressant de recueillir des recommandations, appelées également références professionnelles pour le ou les deux candidats finalistes.

Que penser des références professionnelles ?

La prise de références n’a pas toujours bonne presse.

La plupart des personnes interviewées sont honnêtes et franches et ne souhaitent pas faire de déclarations trompeuses. Cependant il faut faire la part des choses entre bienveillance, qui élude ou évite certains aspects qui pourraient desservir le candidat, et « règlement de compte » dans le cas d’un départ mal vécu par l’entreprise, ce dernier n’étant pas forcément au désavantage du candidat.

Demander des références n’est donc pas l’idéal mais c’est un regard complémentaire dans le processus de choix du candidat à recruter qui peut être intéressant, voire rassurant.

Une seule technique est à privilégier

L’objectif d’une prise de références, c’est de traquer les faits concrets, mesurables et vérifiables.

Lors de l’entretien de recrutement, vous avez rassemblé des informations qui vous sont importantes pour mesurer les aptitudes techniques ainsi que les comportements et éléments de personnalité. Lors de la prise de références professionnelles, il va donc s’agir de vérifier les dires du candidat en questionnant votre référent pour obtenir des faits concrets pouvant être vérifiés. Cela vous permettra de conforter votre propre avis, ou éventuellement le remettre en cause peut-être.

Pour que la démarche soit efficace, vos questions ne doivent pas être « orientées ». Si vous cherchez à obtenir la confirmation de votre opinion, vous risquez de passer à côté de l’intérêt de la démarche. Vous devez donc être très factuel et neutre.

C’est pourquoi les questions doivent être directes et si possible fermées :

• Vous avez connu X à quel titre ? De quelle date à quelle date ?
• Quelle était l’intitulé de sa fonction et sa place dans l’organigramme ?
• Quelle était l’étendue de ses responsabilités ? Le nombre de personnes supervisées ? Le budget géré ? Le CA réalisé ? Le nombre de clients ? …. ?
• Quelles ont été ses principales contributions ? (Mesurez les, par exemple : de combien de % le taux de non-qualité a été diminué, le CA a progressé de quel montant, combien de projets a-t-il(elle) gérés, …)
• Quelle a été son évolution dans la structure ?
• Quelles étaient ses principales qualités et ses principales faiblesses dans le contexte du moment ?
• Quelles compétences techniques ou d’expertise lui reconnaissez-vous ?
• Quel a été le motif de son départ ?
• Seriez vous prêt à le réembaucher ?

La mise en œuvre

Pour tirer le meilleur parti d’une prise de références professionnelles nous vous recommandons de :

• Vous mettre dans des dispositions d’écoute active, en étant disponible et dans de bonnes dispositions. Préparez-vous comme s’il s’agissait d’un entretien.
• Prendre le temps de vous présenter en précisant la raison de la sollicitation, et de laisser votre interlocuteur se présenter également, pour qu’il se sente en confiance.
• Rester neutre dès le début de l’échange pour ne pas influencer. Quel que soit l’avis que vous vous êtes fait sur le candidat, partez du postulat que la prise de références est une étape complémentaire, et qu’elle peut vous apporter des éclairages importants. Sinon quel intérêt à faire perdre du temps à votre interlocuteur ?
• Prendre beaucoup de notes écrites, en relevant « mots pour mots » les propos de la personne pour les passages les plus importants pour vous. Cela pourra vous aider dans leur exploitation future.
• Pour finir, synthétiser l’ensemble des données recueillies et les rapprocher du déclaratif du candidat.

La déontologie s’impose

Encadrées par le code du travail, les prises de références professionnelles ne peuvent être réalisées qu’auprès de personnes qui ont été indiquées par le candidat. Il s’agit donc de lui demander préalablement l’autorisation, de manière explicite, même s’il a cité dans son dossier de candidature ou sur un réseau social les noms de personnes référentes.

D’autre part il est impératif de respecter la confidentialité et de le faire en toute discrétion. Sauf cas particuliers, toute référence auprès de l’employeur actuel du candidat est donc exclue.

Quels doivent être les référents ?

Demander aux candidats de vous indiquer, de préférence, des référents ayant eu une position hiérarchique ; évitez les anciens collègues.

Pour conclure

La prise de références une approche pertinente pour qui en fait un usage raisonné et raisonnable. Vous pouvez également avoir recours à une évaluation plus poussée (assessment) avec un partenaire mettant en œuvre des outils complémentaires. Contactez nos experts.

Quelles que soient les données collectées, à vous de décider si les écarts relevés sont rédhibitoires !