Management et QVCT : zoom sur l’impact des messageries

Au cours des trente dernières années, la communication professionnelle a connu une évolution profonde, accélérée par le développement du télétravail et la généralisation des outils digitaux. Les messageries instantanées et collaboratives (Teams, WhatsApp, Yammer, Slack, Linked’In, etc.) sont devenues des canaux centraux d’échange, tant en interne qu’en externe. Les managers y ont aujourd’hui massivement recours pour coordonner, informer et décider.

Cependant, cette transformation n’est pas sans effets indésirables. Elle s’accompagne notamment d’une multiplication des sollicitations, générant une surcharge informationnelle croissante. Cette pression  peut nuire à l’efficacité managériale, tant dans l’atteinte des objectifs que dans l’adoption de comportements de leadership adaptés.

L’impact des messages sur les comportements managériaux

De récentes recherches montrent que les exigences liées aux messages sont fréquemment perçues par les managers comme des obstacles à la réalisation de leurs objectifs quotidiens. Confrontés à un flux continu de sollicitations, ils voient leur attention fragmentée, au détriment de tâches plus stratégiques et à forte valeur ajoutée.

Cette surcharge engendre un sentiment de manque de progression, qui affecte à son tour leur capacité à structurer l’activité collective, à prendre du recul et à adopter une posture rassurante, voire inspirante, auprès de leurs équipes.

Les résultats d’une étude menée auprès de 48 managers sur une période de dix jours mettent notamment en évidence :

• une diminution des capacités de structuration des activités, telles que la définition d’objectifs clairs et le suivi régulier des actions ;

• une altération des comportements exemplaires, comme l’incitation et l’accompagnement au changement, pourtant essentiels pour mobiliser les équipes, renforcer l’engagement et soutenir le développement individuel.

Ainsi, la manière dont les messages et sollicitations sont gérés joue un rôle déterminant dans la performance managériale.

Styles de leadership et gestion de la surcharge de sollicitations

Ces résultats peuvent être analysés à la lumière des différents rôles managériaux. Le manager doit en permanence trouver un équilibre entre deux dimensions clés : piloter et mobiliser ses équipes — un exercice complexe dans un contexte de sur-sollicitation.

Le pilotage recouvre des activités telles que la fixation d’objectifs, la planification, l’analyse, le diagnostic et la mise en œuvre d’actions. La surcharge de messages perturbe directement ces fonctions, réduisant l’efficacité de la gestion opérationnelle quotidienne.

Par ailleurs, la dimension de leadership — qui vise à mobiliser, stimuler et engager les collaborateurs — est elle aussi fragilisée. Un leader doit pouvoir encourager l’engagement, favoriser le développement des individus et cultiver un esprit d’équipe.

Or, l’excès de messages détourne l’attention de ces missions essentielles et limite la capacité du manager à incarner un rôle de modèle ou de mentor.

Deux facteurs amplificateurs : la pertinence et la confiance en soi

Deux éléments viennent renforcer l’impact négatif de la sur-sollicitation sur les managers : la pertinence perçue des messages et le niveau de confiance en soi.

• La pertinence : la réception de messages jugés peu centraux ou non essentiels à la réalisation des missions tend à disperser l’attention du manager et à freiner son efficacité.

• La confiance en soi : les managers disposant de peu de recul ou d’une confiance fragile sont plus vulnérables aux interruptions fréquentes. À l’inverse, ceux qui bénéficient d’une assurance plus élevée parviennent davantage à maintenir une posture de leadership claire et à rester focalisés sur leurs priorités, malgré un environnement fortement sollicité.

Alors que faire ?

• Identifier des créneaux où l’on consulte ses mails : Consulter ses mails en continu fragmente l’attention et nuit à l’efficacité. Savoir couper est essentiel. Définir des créneaux précis — par exemple trois moments dans la journée — permet de mieux se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Cette pratique favorise à la fois la performance, la satisfaction au travail et le bien-être.
• Limiter le nombre de canaux et structurer l’usage de chacun d’eux : Multiplier les outils de communication crée de la confusion et de la dispersion. En limitant le nombre de canaux et en attribuant à chacun un usage clair (information, coordination, urgence), les échanges gagnent en lisibilité et en efficacité, au bénéfice de tous.
• Clarifier les urgences et s’accorder sur les temps de réponse : Tout message n’est pas urgent. Se mettre d’accord sur ce qui relève de l’urgence et sur des délais de réponse partagés permet de réduire la pression inutile. Cette clarification contribue à un climat de travail plus serein et à une meilleure gestion des priorités.
• Définir des listes de diffusions adaptées : Mettre tout le monde en copie dilue l’information et alourdit les boîtes mail. Construire des listes de diffusion ciblées, en incluant uniquement les personnes concernées, permet de fluidifier les échanges et de respecter le temps et l’attention de chacun.

Conclusion

La prolifération des outils numériques et des messages constitue aujourd’hui un enjeu majeur pour les managers, tant sur le plan opérationnel qu’humain. Les interruptions répétées et les sollicitations permanentes entravent à la fois la structuration des activités et l’exercice d’un leadership mobilisateur.

Il apparaît donc essentiel que les organisations repensent la gestion des communications électroniques, en particulier pour les fonctions managériales, afin de permettre aux managers de dégager du temps pour des activités stratégiques, relationnelles et porteuses de sens.

En régulant la fréquence et le volume des sollicitations, en clarifiant les rôles et responsabilités, et en accompagnant les managers dans le renforcement de leur confiance dans leur rôle, les entreprises peuvent améliorer la qualité de vie et des conditions de travail, tout en limitant les effets négatifs liés aux nouveaux usages numériques.