Le Télétravail :
l’opportunité d’une nouvelle organisation du travail

Le travail à distance, C’EST DU TRAVAIL

Un travail a des horaires de début et de fin. Il se déroule dans un lieu dédié afin de mieux marquer les différents espaces et de bien séparer les domaines de vie.

Il est indispensable de prendre le temps d’organiser son environnement et ses conditions de travail pour s’installer convenablement, et trouver des solutions concrètes pour marquer la différence entre les temps de vie professionnelle et ceux de la vie personnelle. Il en va de la (nouvelle) responsabilisation de chacun.

Par exemple :

• Maintenir les us et coutumes d’une vie plus tournée avec l’extérieur (collègues, clients, fournisseurs, etc.) Exit, le pyjama toute la journée…
• Mettre en place des horaires proches de ceux de la vie courante, éviter de déborder ou de décaler. Et s’assurer que tous les membres de l’équipe démarrent à la même heure
• Savoir faire des pauses : étirements, exercices physiques, etc. pour se régénérer
• Faire le bilan de l’activité de sa journée, pour pouvoir le partager régulièrement avec toute l’équipe, dans le cadre d’une réunion en visio-conférence
• Planifier des réunions avec ses collègues pour faire avancer les dossiers
• Éviter de se disperser sur les réseaux sociaux et limiter les écrans le soir

En conséquence, ici, la responsabilité d’organiser efficacement sa journée de travail repose principalement sur chaque collaborateur. Il doit aussi s’assurer que sa propre organisation ne nuit pas à l’organisation globale de l’équipe et donc « jouer collectif ».

Pour se sentir APPARTENIR à une équipe, il faut rester une ÉQUIPE et se faire CONFIANCE

Le risque principal du télétravail est de tomber dans l’isolement et que la cohésion du groupe s’effrite. Tout comme le café du matin en entreprise, l’équipe a besoin de se créer des rituels partagés, y compris à distance.

Pour garder ce nécessaire contact, de nombreux outils de messagerie instantanée permettent de créer des groupes, des communautés, de s’envoyer des messages groupés (Teams, WhatsApp, SLACK, etc.). C’est l’opportunité de partager à tous les membres de l’équipe et instantanément une même information, de se donner des éléments pratiques, de trouver du soutien en cas de difficulté … en faisant appel à l’intelligence collective, de manière simple et rapide : le travail se décloisonne, l’équipe au global grandit et gagne en efficacité collective par le partage de bonnes pratiques et de retours d’expériences, tous tournés vers la problématique à résoudre. Attention toutefois, à bien hiérarchiser et cibler le sujet…

Le manager doit en amont :

• Réinventer le cadre et les rituels : il est indispensable que chacun puisse s’exprimer et partager ses questions et ses propositions. Le temps accordé à l’information descendante doit être volontairement raccourci au profit de l’échange et du collaboratif. Chacun doit pouvoir contribuer à l’ordre du jour.
• Adapter la durée de la réunion : au-delà d’1h en visioconférence, l’efficacité diminue nettement.

Compléter ces échanges informels au fil de l’eau par des temps formels réguliers : c’est l’occasion de revisiter le format de la réunion classique, et en même temps de rassurer et rompre l’isolement.

Des règles de COMMUNICATION à négocier ENSEMBLE

Au bureau, même si l’équipe n’est pas en permanence réunie, le besoin d’être « en contact » est notamment assouvi par la présence physique de ses collègues. En télétravail, la distance géographique accroît le besoin de sentir leur « présence », d’où un risque de surutiliser les messageries instantanées. Cela occasionne une multiplication des interruptions de tâches, qui nuisent à l’efficacité individuelle et collective, et augmentent la charge mentale.

Il est donc nécessaire de mettre en place des règles de fonctionnement claires : le manager peut impulser le sujet, mais ces règles seront mieux assimilées par le groupe si elles s’énoncent, se discutent et se négocient en équipe.

Par exemple :

• Ne parler que du travail
• De la nécessité de prioriser l’information et d’être synthétique : inutile de commenter en chaîne une information sur la messagerie instantanée car cela provoque d’inutiles notifications et autant d’interruptions
• Éviter de se téléphoner en permanence

En résumé, comme au bureau, en télétravail, on toque à la porte de son collègue ou de son manager et on vérifie s’il peut vous accorder du temps…. Et il a le droit de différer votre échange en vous précisant sa disponibilité. L’objectif est de pouvoir alterner en télétravail des périodes de travail où vous êtes disponible et réactif, avec des séquences durant lesquelles vous ne souhaitez pas être dérangé, propices à la réflexion et au travail de fond. C’est même grâce à ces périodes que le travail à distance a montré sa plus grande efficacité que le travail au bureau !

De l’art de manager une équipe A DISTANCE

Le travail à distance s’est imposé à vous mais aussi à votre manager. Ce dernier n’est pas forcément habitué, ni formé, à manager une équipe à distance. Nombreux sont les managers obnubilés par le mot “télé” dans “télétravail” ! Tenaces sont les stéréotypes du collaborateur afféré à toutes autres choses qu’à son travail durant ses journées !

Cette forme de management demande des échanges réguliers sur le travail, en toute transparence. Pour cela, il est indispensable de se faire confiance.

Mais la confiance n’exclut pas le suivi régulier : votre manager a besoin de connaître l’avancement de vos dossiers, de vos échanges avec les clients, pour continuer à rendre des comptes, être en capacité de prendre rapidement des décisions. Un reporting régulier est donc nécessaire, ce qui ne signifie pas qu’il est uniquement dans une posture de contrôle de votre activité. Or, la distance et les échanges écrits peuvent créer des incompréhensions. Organiser des contacts téléphoniques ou en visio doivent favoriser un dialogue serein, confiant et transparent.

Votre manager doit aussi continuer à vous apporter son soutien, en particulier en se rendant disponible pour traiter les urgences. Mais comme vous, il est aussi soumis à certaines contraintes et ne peut être disponible en permanence. Il doit proposer des créneaux de disponibilité et des points téléphoniques. Dans ce cadre, l’agenda partagé est un outil qui se révèle simple et efficace.

Par définition, le travail à distance évite les temps de déplacement, profitons de cette période aussi pour mieux dormir. Un sommeil de qualité concourt activement à une concentration efficace sur son travail et ainsi permet de réaliser des tâches que l’on reporte souvent par manque de temps.

En conclusion, le télétravail ne s’improvise pas : il s’organise et se manage.

Nous aurons plaisir à partager avec vous dans les prochains articles son expertise sur les pratiques du travail à distance, pour maintenir une charge de travail équilibrée, favoriser l’autonomie, entretenir le soutien et préserver votre santé, avec un unique objectif :

Révéler la Haute Qualité Humaine® qui sommeille dans votre équipe !