6 principes pour une délégation efficace

Nous sortons d’une période particulière qui a pu déstabiliser les organisations, augmenter la charge de travail de certains et mettre en difficultés les managers. L’un des leviers pour une structuration claire des rôles et une meilleure efficacité réside dans le processus de délégation déclinée et acceptée par les équipes… et par vous-même. Cette démarche est-elle subie ou choisie ? Comment évalue-t-on son efficacité ? Produit-elle les résultats espérés ? Est-elle source de valorisation et d’épanouissement pour les équipes ? Ce sont autant de questions qu’il est important de se poser.

La qualité des pratiques de délégation d’une organisation, de ses managers et plus largement de tous ses collaborateurs, participe à la performance de chacun et du collectif. Une culture délégative structurée permet de développer la responsabilisation, la culture du feedback et l’écoute de l’autre (ses priorités, son ambition et ses projets). En effet, déléguer ce n’est pas juste donner du travail aux autres ou se débarrasser de ce que l’on n’aime pas faire. Au contraire ! C’est faire grandir les autres et son entreprise, c’est se développer soi-même et se remettre en question, c’est s’interroger sur sa pratique et ses projets, c’est s’intégrer pleinement au collectif et porter des décisions claires, c’est savoir transmettre ses connaissances, etc.

Nous vous partageons les 6 principes à connaître pour réussir votre délégation.

1 – « Je choisis ce que je délègue »

Déléguer commence par le fait de choisir soigneusement ce qui est délégué, pour se positionner de manière responsable dans cette démarche, ses objectifs et ses risques. Nos conseils :

• Déléguer des processus ou projets complets plutôt que des tâches : si vous ne permettez pas à la personne de comprendre ce qu’elle fait en ayant une vision globale, votre délégation n’est pas claire ni sincère,
• Déléguer de préférence des sujets que vous maîtrisez, car cela vous permet d’accompagner et de former dans bonnes conditions,
• Eviter de déléguer les sujets critiques (enjeu ou délai), qui pourraient mettre l’autre en difficulté ou le soumettre à une trop forte pression.

2 – « Je sélectionne mes délégataires »

Pour bien déléguer, il est nécessaire de connaître les personnes susceptibles d’intervenir. Leur compétences, leur implication, leurs motivations et leur fiabilité sont autant de critères qu’il convient de valider pour une délégation efficace. Pour bien répartir des activités, il est donc primordial d’être vous-même une personne à l’écoute des autres, objective, qui reconnaît les personnes et sait les évaluer de manière juste et équitable.

3 – « J’établis un contrat de délégation clair »

La réussite d’un accord, quel qu’il soit, réside d’abord dans le contrat qui est établi avec l’autre. Qu’attendez-vous de lui concrètement en terme de rendu, de reporting, de délai, de résultat, de moyens ? Nos conseils :

• Préciser le contexte, les enjeux et les résultats attendus (mais pas les modalités opérationnelles),
• Expliciter les critères de pertinence des solutions envisageables,
• Fixer clairement les limites de la délégation,
• Préciser les comptes à rendre.

4 – « Je facilite la mise en œuvre »

Si vous faites le choix de déléguer, vous devez veiller à créer les conditions favorables à la réussite de l’autre dans la mission confiée. Nos conseils :

• Légitimer le délégataire dans son rôle, en le présentant (en interne comme en externe) et affirmant une délégation d’autorité,
• Ne pas interférer dans son activité, en réorientant vers lui les demandes et informations qui concernent son sujet,
• Le soutenir en acceptant qu’il rencontre des difficultés, et en ne cherchant pas à les résoudre.

5 – « Je me comporte en manager-coach »

Comme expliqué dans le premier principe, les missions déléguées sont idéalement des sujets pour lesquels vous vous sentez compétent. Par conséquent, vous êtes une personne ressource clé pour que votre délégataire réussisse, d’abord parce que vous pourrez lui transmettre les connaissances utiles mais aussi parce que vous pourrez le guider. Il est important que votre délégataire se forge ses propres convictions : l’enjeu est donc de l’accompagner sans l’enfermer. Nos conseils :

• Adapter votre style de management (plus ou moins directif) à la maturité et l’autonomie de la personne,
• Veiller à comprendre en écoutant, sans apriori et sans interprétation (demander des faits !),
• Questionner sans attendre de réponse immédiate, laisser du temps,
• Rester disponible à la demande, ne pas forcer les échanges mais les laisser venir.

6 – « Je fais le bilan de la délégation »

Comme tout projet, la délégation nécessite de faire un retour d’expérience et du feedback. Cette étape – souvent négligée – est primordiale pour permettre à chacun de progresser. Nos conseils :

• Faire le point avec votre délégataire et prendre du recul pour objectiver les succès et échecs,
• Tirer profit de l’expérience vécue pour structurer la suite souhaitée (pour vous comme pour l’autre),
• Communiquer autour de vous pour valoriser la démarche et le travail réalisé.

En conclusion

Bref, la délégation est un processus complet et réfléchi qui doit faire partie de la culture de l’entreprise et des pratiques managériales encouragées à tous les niveaux. La délégation fait partie des sujets à intégrer dans les entretiens individuels d’un manager.